كيف تحترف استخدام دفتر العناوين في الأوتلوك ؟

صممت شركة مايكروسوفت برنامج الأوتلوك ليكون برنامجاً معيناً لكافة أوجه العمل المتعلقة بالمراسلات الشخصية والعملية، وزوّدته بملحقات وخدمات إضافية كي تمكّنه من خدمة العملاء بصورة قصوى، ولتجعل العمل عبر هذا البرنامج، ممتعاً وعملي. وإحدى أهم خدمات هذا البرنامج، هو خدمة دفتر العناوين، الذي يجعل العمل بعيداً عن رتابة حمل دفاتر العناوين، والبحث الورقي، والأرشفة وغيره. ورغم أن البعض يعتبر دوره مقتصراً على حمل عناوين الأشخاص المهمين، إلا أن البرنامج في حقيقته يضم أفكاراً وطرقاً قوية ومرنة في التعامل مع هذه الخدمة. ما تعريف دفتر العناوين؟ كيف يتم تضمين القوائم فيه؟ ما القوائم التي يتم تضمينها، ولماذا؟

إذا كنت قد سألت نفسك أياً من هذه الأسئلة من قبل، فأنت واحد من هؤلاء الذين يودون معرفة تفاصيل كيفية القيام بهذه الأشياء.

أساسيات دفتر العناوين:

هناك نوعان أساسيان من قوائم العناوين التي يمكنك إدخالها في دفتر العناوين:

- القوائم التي يتم إنشاؤها نيابة عنك.

- القوائم التي تقوم أنت بإنشائه.

يكون لديك غالباً في المنزل عدد من الدلائل بجوار هاتفك. وعلى سبيل المثال، يكون لديك غالباً دليل هاتف تجاري أو سكني كبير خاص بمنطقتك وهو الدليل الذي تم تسليمه لك من قبل شركة الهاتف. وربما يكون لديك أيضاً قائمتان لأرقام الهاتف الشخصية الأصغر حجماً واللتان قمت بإنشائهما بنفسك.

وكما تحتاج أنواعاً مختلفة من الدلائل في منزلك، فقد تحتاج أيضاً إلى أنواع مختلفة من الدلائل في Outlook. اعتبر دفتر العناوين بمثابة حاوية Outlook للاحتفاظ بجميع دلائل البريد الإلكتروني.

إن روعة دفتر العناوين تكمن في إمكانية الاحتفاظ بالدلائل التي يتعقبها في مواقع مختلفة تمام. ويمكن تصنيف الدلائل الموجودة في دفتر العناوين إلى نوعين أساسيين: الدلائل التي تقوم أنت بإنشائها (أي تلك التي تنشئها أنت لنفسك). الدلائل التي يتم إنشاؤها نيابة عنك

دلائل تم إنشاؤها بواسطتك

إن قوائم جهات الاتصال هي نوع من أنواع الدلائل الأكثر شيوعاً والتي يمكن إنشاؤها بواسطتك. في (دفتر العناوين) الخاص بك، تظهر قوائم (جهات الاتصال) أسفل العنوان (دفتر عناوين Outlook) يمكنك إنشاء قوائم جهات الاتصال بنفسك باستخدام (جهات اتصال Outlook. في دفتر العناوين، يتم إدخال قوائم العناوين الشخصية في أي مما يلي:

دفتر عناوين Outlook يجب أن نوضح أن ذلك يعد بمثابة حاوية بداخل حاوية. أي يمكنك الاحتفاظ بقوائم جهات الاتصال معاً في دفتر عناوين Outlook، الذي تصل إليه من داخل دفتر العناوين. ويفضل الكثير من الناس الاحتفاظ بمجلد جهات اتصال واحد. ولكن إذا كنت ممن يحبون التجميع والتنظيم، وإذا كنت قد فعلت ذلك مع جهات الاتصال، فستحتاج إلى معرفة كيفية عرض أكثر من مجلد جهات اتصال كقوائم جهات اتصال في دفتر العناوين.

الدلائل التي تم إنشاؤها نيابة عنك:

هناك ثلاثة أنواع من الدلائل في دفتر العناوين يمكن إنشاؤها نيابة عنك. وفقا لنوع ملقم البريد الإلكتروني الذي تستخدمه وكيفية تكوين Outlook، قد يشتمل دفتر العناوين على أي مما يلي:

قائمة العناوين العموميةGAL

دفاتر عناوين الجهات الأخرى

وعلى سبيل المثال، إذا كانت شركتك تستخدم Microsoft Exchange Server، فيكون دفتر العناوين في الغالب مشتملاً على قائمة العناوين العمومية. أما في حالة استلام البريد الإلكتروني من خلال موفر خدمة إنترنت، فربما يعطيك ذلك الموفر إمكانية الوصول إلى LDAP) وهو بصورة رسمية بروتوكول الوصول إلى الدلائل قليلة الحجم)، وهو الطريقة المعقدة للتعبير عن (صفحات الإنترنت البيضاء).

دفتر العناوين الشخصية:

قد تم تضمين هذا الخيار في Microsoft Office Outlook 2003 في الغالب للتوافق مع الإصدارات السابقة من Outlook. ونظراً لإمكانية القيام بذلك بصورة أكبر مع جهات الاتصال، فنوصي بأنه في حالة عدم القيام بذلك مسبقاً، فقد حان الوقت لتحويل إدخالات دفتر العناوين الشخصية الموجودة إلى جهات اتصال.

التحويل من دفتر العناوين الشخصية

إذا كنت لا تزال تستخدم دفتر العناوين الشخصية، فاحرص على استيراد تلك الإدخالات إلى مجلد جهات الاتصال الخاص بك. ومن أهم مزايا تبديل دفتر العناوين الشخصية إلى جهات الاتصال، أنه بالإضافة إلى أنه سيصبح لديك قائمة واحدة أصغر يمكنك تتبعها، فإن جهات الاتصال تكون متكاملة تماماً في Outlook بدرجة أكبر من الإدخالات في دفتر العناوين الشخصية. وعلى سبيل المثال، ألق نظرة على ما يمكن القيام به في القائمة إجراءات في Outlook، وذلك عندما تعمل باستخدام جهات الاتصال. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك باستخدام جهات الاتصال ما يلي:

- إنشاء جهة اتصال جديدة سريعاً بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان بريد إلكتروني.

- تضمين معلومات شخصية مثل تاريخ الميلاد أو تاريخ الزواج.

- يمكنك في Outlook 2003 أيضاً تضمين صورة لجهة اتصال.

- استخدام ميزات Outlok التنظيمية مثل الفئات وعلامات المتابعة.

- إنشاء بطاقات vCard لكي تستطيع إرسال معلومات جهة الاتصال بسهولة عبر الإنترنت.

- تبديل طرق العرض سريعاً لعرض أرقام الهاتف أو لرؤية جميع جهات الاتصال في شركة معينة.

كيف يساعدك دفتر العناوين في الحصول عليه بشكل صحيح

إن دفتر العناوين له استخدامات أخرى غير مساعدتك في البحث عن أحد العناوين. عندما تقوم بكتابة اسم شخص ما في سطر (إلى) بالرسالة، فإن Outlook يستخدم (دفتر العناوين) في البحث والتحقق من أن عنوان البريد الإلكتروني المسرود لذلك الشخص منسق بشكل صحيح قبل إرسال الرسالة. سيقوم Outlook بإظهار أنه تحقق من العنوان بواسطة تسطير الاسم الموجود على السطر إلى. (يُطلق على عملية التحقق هذه أحيانا (حل) الاسم). ليقوم Outlook بحل الاسم سريعاً، انقر فوق زر التحقق من الأسماء في الرسالة، أو الضغط على CTRL+K. بعد أن تقوم بأحد هذه الإجراءات، لاحظ أنه قد تم تسطير الاسم للإشارة إلى أنه قد تم تحليله. في حالة تعذر تعيين الاسم إلى عنوان بريد إلكتروني في (دفتر العناوين) لديك (وإذا لم يكن مطابقاً لعنوان إنترنت)، فسيقوم Outlook بمطالبتك بالتحقق منه باستخدام مربع الحوار التحقق من الأسماء. سيظهر مربع الحوار هذا أيضاً للمساعدة في التأكد من أنك ترسل البريد الإلكتروني للشخص الصحيح، على سبيل المثال، في حالة أن يكون لديك شخصان لهما نفس الاسم في دفتر العناوين (في هذه الحالة قد تشاهد خطاً متعرجاً باللون الأحمر تحت الاسم على السطر إلى).